Los utilizan Tesla, Amazon, Facebook, Atlassian y Google. Expertos SEO como Neil Patel, Rand Fishkin, Larry Kim y la plataforma HubSpot los recomiendan. Estamos viviendo el auge de estas metodologías y, en principio, pueden resultar muy atractivas. Ahora bien, crear equipos ágiles en una empresa no es tarea sencilla. Implica una transformación, no solo estructural, sino en la cultura de trabajo en tu negocio.
Equipos ágiles: rapidez y algo más
Como es lógico, los equipos ágiles tienen la misión principal de abreviar los procesos para la obtención de resultados concretos. Esto, sin dudas, ayuda a que los clientes estén más satisfechos, pero ¿será lo único que tienen para ofrecer?
Los métodos tradicionales se basan en el cumplimiento estricto de un proyecto. No obstante, los clientes muchas veces solicitan modificaciones al plan original. La idea es constituir un ambiente de trabajo que posibilite la inmediata adaptación a esos cambios, ¡incluso a última hora! Así es como los equipos ágiles garantizan mantener una ventaja competitiva en tiempos tan fluctuantes.
Dinámica de trabajo para equipos rápidos
Las metodologías ágiles revolucionan la manera en que concebimos el trabajo y dejan de ser esenciales los planes exhaustivos y el rigor en la documentación. En vez de esto, los esfuerzos se dirigen a entregar productos concretos de manera regular. Se vuelve necesario adquirir una visión más práctica y flexible.
La gerencia ocupa el rol de facilitador: cualquier modelo de agilidad se articula a partir de colectivos autosuficientes y autodirigidos. Así se eliminan barreras en la toma de decisiones, que pudieran retrasar los procesos. Por eso, al crear equipos ágiles en una empresa, se seleccionan personas motivadas y con alto nivel de independencia.
Su estrategia tiene como centro la comunicación: trabajan en un mismo espacio o sincronizan los horarios si es a distancia para mantenerse en contacto. Dan más valor a las personas y sus interacciones que a los procesos y herramientas. Colaboran con el cliente, ajustándose mejor a sus necesidades puntuales en cada momento.
El mínimo de personal consigue el máximo de resultados: Jeff Bezos, CEO de Amazon, asegura que “Si no puedes alimentar a tu equipo de trabajo con dos pizzas, es demasiado grande”. El tamaño ideal es de cinco a ocho miembros y ninguno opera como “ayudante”. Todos desempeñan una función principal.
Roles en equipos ágiles
Propietario del producto
se encarga del cumplimiento de los objetivos clave y la estrategia a largo plazo. Es el contacto entre las distintas partes interesadas y supervisa la comunicación interna. Vela porque se compartan las actualizaciones entre todos los miembros y por los cambios que puedan afectar el proyecto.
Facilitador
coordina las actividades diarias, establece prioridades de trabajo y ofrece apoyo para la finalización de tareas. Se encarga de garantizar la eficiencia del equipo, quitando cualquier obstáculo o distracción.
Miembros del equipo
ejecutan las tareas asignadas con rapidez y calidad. Interactúan con el propietario para acomodarse a su visión. Al comunicarse con el facilitador, evitan retrasos y solucionan los problemas con prontitud.
El proceso de crear equipos ágiles en una empresa
Un cambio tan grande en tu cultura organizacional y de trabajo lleva tiempo. La mayoría de las empresas que se deciden a crear equipos ágiles emplean la teoría de Bruce Tuckman. Su modelo de desarrollo de equipos altamente eficientes te será de utilidad. Este experto plantea que todos atraviesan por cuatro fases hasta consolidarse:
Conformación
los procesos y roles aún no están claros, por lo que existe mucha dependencia de la dirección del líder.
Conflicto
las relaciones son difusas aunque el propósito esté definido, pues están aprendiendo a tomar decisiones en equipo con el líder como entrenador.
Normalización
hay compromiso con las metas y las relaciones han sido establecidas con claridad. El equipo comienza a optimizar los procesos y se reducen los conflictos, por lo que el líder ocupa el rol de facilitador.
Desempeño
se eleva el rendimiento del equipo y se minimizan los conflictos. El nivel de autonomía del equipo es alto y el líder delega para que tomen las decisiones.
Llegar a la última etapa requiere de mucho esfuerzo. Es posible incluso que sea necesario volver a la primera si contratas a alguien nuevo o pierdes algún miembro.
Los ART: el siguiente nivel al crear equipos ágiles en una empresa
Los ART (trenes de liberación ágil) son el próximo paso en las estructuras de las empresas ágiles y orientadas a la innovación. Estos trenes coordinan el trabajo de varios equipos ágiles (entre cinco y doce) alrededor de un flujo de valor. Se trata de una organización virtual, auto-organizada, en la que los equipos integrantes comparten una misión común.
Su objetivo es aportar incrementos de programa (PI) periódicos en ciclos denominados sprints. Para lograrlo, es fundamental la sincronización. De ahí que se establezcan “hitos”, es decir, fechas para la entrega de resultados parciales por cada equipo. El seguimiento se realiza de manera regular y se mide por “logros” del ART.
El liderazgo en este caso lo ocupa el Ingeniero de Tren de Liberación (RTE, por sus siglas en inglés). Cómo es de esperar, cada equipo tendrá funciones específicas. En ocasiones trabajarán de forma independiente y en otras deberán hacerlo de manera conjunta. Puedes hallar más información sobre los ART y otras estructuras ágiles más complejas aquí.
Metodologías para el trabajo con equipos ágiles
Dada su flexibilidad, las organizaciones ágiles pueden utilizar diversos métodos. Estos son los más empleados en el mundo y sus ventajas principales:
Scrum
garantiza la entrega rápida de productos al cliente y mantiene una comunicación constante con este. Potencia la autonomía y la independencia del equipo.
Kanban
mantiene la actividad de los integrantes del equipo al visibilizar todas las tareas. La división de la producción en tres fases (to do – por hacer -, doing – en proceso -, done – finalizada -) evita fallas en la producción.
Design Sprint
reduce de manera significativa los tiempos y permite poner a prueba ideas y productos con rapidez.
Design Thinking
estructura el pensamiento de los integrantes del equipo para que puedan, de forma breve, identificar los problemas adecuadamente.
Agile Inception
permite que las soluciones comiencen a desarrollarse en un plazo corto y favorece la comunicación con el cliente.
Lean UX
contribuye a la generación de soluciones múltiples para luego seleccionar la más adecuada y facilita las mejoras constantes por medio de las interacciones.
Kaizen
aumenta la competitividad al crear líderes. Fomenta hábitos y valores positivos y constructivos para la empresa y sus trabajadores.
¿Cuántos tipos de equipos ágiles existen?
Se pueden distinguir al menos seis (6):
Delivery Team
Objetivo: desarrollo de un producto o servicio y sus incrementos periódicos
Método de trabajo preferente: Scrum
Operation Team
Objetivo: mantener las operaciones de un producto o servicio y ofrecer soluciones a nuevas demandas
Método de trabajo preferente: Kanban
Discovery Team
Objetivo: búsqueda de oportunidades de nuevos productos y servicios o de mejoras para los que ya existen
Métodos de trabajo preferente: Design Sprint, Design Thinking y Agile Inception
Dual Track Delivery Team
Objetivo: combinan la búsqueda de oportunidades y el desarrollo de un producto o servicio, aumentando su propuesta de valor
Métodos de trabajo preferente: Scrum y Lean UX
Dual Track Operation Team
Objetivo: desarrollan y mantienen las operaciones de un producto o servicio
Métodos de trabajo preferente: Scrum y Kanban
Enabling Team
Objetivo: apoyan a los equipos en la investigación y la prueba de opciones y aportan sugerencias informadas para mejorar su rendimiento
Métodos de trabajo preferente: Kaizen, Scrum y Kanban
Llevar tu negocio a un nivel organizativo ágil tardará un poco, pero si das el primer paso, verás los resultados. Crear equipos ágiles en una empresa no es sólo tendencia, sino una necesidad en estos tiempos. Ya que conoces lo básico, ¡Anímate!
Conclusión
Crear equipos ágiles en una empresa es una forma de adaptarse a las demandas cambiantes de los clientes y del mercado. Los equipos ágiles se caracterizan por su rapidez, flexibilidad, comunicación, autonomía y orientación al resultado. Para lograrlo, se requiere una transformación en la cultura y la estructura de la organización, así como el uso de metodologías adecuadas para cada tipo de equipo. El proceso de crear equipos ágiles no es fácil ni rápido, pero puede traer grandes beneficios para tu negocio si lo haces con determinación y paciencia.
